ทั้งๆที่ข้อมูลลูกค้า สินค้า ยอดขาย กำไรและนู่น นี่ นั่น ที่บันทึกไว้ในหัวสมองนั้น แน่นอนจะคงทนไปได้ซักแค่ไหน ซักวันมันย่อมสูญสลายหายไปตามเวลาแห่งความร่วงโรย จะเกิดอะไรขึ้นถ้าวันนึงเซลล์สมองที่บันทึกข้อมูลทั้งหลายละลายไปกับความจำพร่องของร่างกายเรา ยังไม่รวมไปถึงการวางแผนวิเคราะห์การพัฒนาร้านเข้าไปอีก
เราขอแนะนำว่าจากสภาพโลกปัจจุบัน เทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทอย่างมากในการทำงานทางด้านช่วยการขาย บริหารสินค้าและระบบบัญชีเบื้องต้น เดี๋ยวนี้เรามีโปรแกรมบริหารร้านยาหรือโปรแกรมช่วยงานขายหน้าร้านมาช่วยตอบโจทย์ข้างบนดังกล่าวแล้ว ถ้าคุณมีประกายปัญญาว่าอยากจะหา software มาช่วยทำงานแล้วหล่ะก้อ ในฐานะเภสัชกรร้านยาที่เคยใช้โปรแกรมเช่นนี้มาก่อน มีคำแนะนำเบื้องต้นมาฝากดังนี้
เริ่มต้นคือถามตนเองก่อนว่าอยากได้อะไรบ้าง
ก่อนจะเลือกโปรแกรมมาใช้ ง่ายที่สุดลองเอากระดาษมาบันทึกว่า ลักษณะงานที่เราต้องการมีอะไรบ้าง ต้องทำอะไร ความถี่บ่อยแค่ไหน จดไปให้หมด เสร็จแล้วเราก้อไปหาตัวเลือกคือ โปรแกรมระบบงานร้านขายยาที่เราจำเป็นต้องใช้ ถ้าเรารู้ความต้องการของเราได้ดีที่สุดก้อยิ่งทำให้เราไปหา "ตัวช่วย" ที่มาลดความยุ่งยากในการบริหารจัดการข้อมูลสต็อกยา ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลบัญชียา ข้อมูลระบบการจัดการสั่งซื้อและคืนสินค้า มากมายที่เราเคยทำแบบจำเจ เชื่องช้า ตกๆหล่นๆมาโดยตลอด ต้องเขียนดู คุณเองจึงจะได้คำตอบไปช่วยเลือกหาโปรแกรมที่มีความสามารถในการช่วยการใช้งานตรงตามความต้องการของเราได้มากที่สุด
เขียนเองดีกว่ามั้ย
ถามว่าทำเองได้ไหม
"ได้ครับ" ถ้าคุณมีความสามารถทางคอมพิวเตอร์และเข้าใจภาษาโปรแกรมที่นำมาพัฒนาเป็นระบบ SOFTWARE แต่จะมีข้อเสียคือการพัฒนาโปรแกรมเองต้องใช้เวลานาน และมีค่าใช้จ่ายสูง และถัาคุณไม่ชำนาญก้อจะยิ่งเสียเวลาต้องตามมาแก้ไขอีกเย้อะเมื่อเทียบกับการซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีขายตามท้องตลาด แต่มีข้อดีเจ๋งๆ คือโปรแกรมที่พัฒนาเองสามารถตอบสนองความต้องการของเราเองได้อย่างครบถ้วนตามความต้องการ
ปัจจัยในการเลือกซื้อ มีอะไรบ้าง
หากตริตรองแล้ว เราตัดสินใจที่จะใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่มีขายทั่วไป อย่าหลงเชื่อไปกับคำบอกเล่าหรือแรงโฆษณามาก่อนเลย จะทำให้คุณเสียเงินไปซื้อโดยไม่รู้ว่ามันจะช่วยเราได้มั้ย เราอยากแนะนำให้คุณทำการบ้าน โดยหาข้อมูลจากแหล่งที่เชื่อถือได้ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนผู้ใช้โปรแกรมนั้นๆมาแล้ว websitesต่างๆที่ให้ข้อมูลตรงๆ ใกล้กับความจริงมากที่สุดเสียก่อน แล้วมาพิจารณาโดยดูปัจจัยต่างๆดังต่อไปนี้
•ราคาของโปรแกรม
ตรวจดูราคาขายตามงบประมาณที่ตั้งไว้ทั้งในส่วนโปรแกรมและอุปกรณ์ต่างๆที่ต้องนำมาใช้ รวมไปถึงการรับประกันและบริการหลังการขาย โลกนี้ไม่มีของดีเจ๋งๆราคาถูก ควรเลือกและสอบถามราคาจากแหล่งที่เชื่อถือได้ว่าไม่เกินงบในขอบเขตงานที่เราวางแผนไว้
•วิธีการใช้งาน
ศึกษาขั้นตอนการติดตั้งโปรแกรม รวมถึงวิธีการใช้งานของโปรแกรมที่เลือก ปัจจุบันทุกโปรแกรมมี version ให้ทดลองใช้ฟรี อยู่แล้ว ไปลองใช้เสียก่อน หรือจะให้ดี ไปในร้านที่เพื่อนเราเค้าใช้อยู่แล้ว แล้วทดลองใช้ดูว่า มันตอบโจทย์เราได้ไหม มีวิธีการใช้งานยากมากน้อยแค่ไหน มีอะไรที่เรายังต้องพิจารณาอีก
•ความครบถ้วนของระบบงาน
เอาตามความต้องการที่เราเขียนไว้น่านแหละครับ ไม่ควรเล็กไปจนขยายงานไม่ได้หรือโปรแกรมมีขนาดใหญ่เกินไปซึ่งอาจมีระบบงานบางระบบที่ไม่จำเป็นต้องใช้งาน ซึ่งจะส่งผลให้ราคาของโปรแกรมสูงเกินความจำเป็น
•ความเร็วในการใช้งาน
การบริการถูกต้องและรวดเร็วคือความต้องการของคนไข้ เนื่องจากร้านเราการทำงานจะมีข้อมูลเป็นจำนวนมาก ดังนั้น ควรลองใช้งานตรวจสอบความเร็วของโปรแกรมในสถานการณการปัจจุบันในร้านเรานี่แหละ ลองดูเลยว่ายิงขายง่ายและเร็วมั้ย หาสินค้าได้ทันใจ เวลาเปิดปิดเครื่องใช้เวลานานแค่ไหน การทำ back up และดึงข้อมูลกลับกินเวลาเพียงใด ให้ทอสอบเครื่องแบบลูกค้ามาตอแยสุดๆ เราจะได้ดูว่าโปรแกรมนี้เร็วพอหรือไม่
ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าหากร้านเรามีข้อมูลจำนวนมากขึ้นในอนาคต มีการขยายสาขาหรือมีการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี ควรศึกษาว่าโปรแกรมที่จะนำมาใช้นั้นสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เช่น สามารถทำงานบนระบบ Internet หรือไปเก็บข้อมูลบน cloud ได้หรือไม่ หรือเมื่อบริษัทมีการเปลี่ยน Version ของโปรแกรม ข้อมูลต่าง ๆ สามารถนำไปใช้ใน Version ที่เปลี่ยนไปได้หรือไม่ ต้องเสียเงินเพิ่มหรือไม่
•ความถูกต้องและแม่นยำของข้อมูล
กฎหมายยา หลักการบัญชีที่เราเลือกใช้
โปรแกรมที่ดีจะมีเภสัชกรที่รู้ระบบต่างๆ ทำงานร่วมกับโปรแกรมเมอร์ในการพัฒนาซอฟแวร์ให้ถูกต้องทั้งด้านการจ่ายยาตามวิธีการดูแลคนไข้ที่ดี จัดระบบบัญชียาที่ต้องแสดงถูกต้องตามกฏหมายต่างๆ และสุดท้ายข้อมูลที่ด้านการเงิน ต้องถูกต้องตามระบบบัญชีที่เราเลือกใช้
ให้ลองใช้และขอดูรายงานต่างๆที่ โปรแกรมจะประมวลผลออกมา และดูตัวอย่างรายงานต่างๆ ว่าถูกต้องหรือไม่ รายงานต่างๆสามารถดัดแปลงตามลักษณะข้อมูลที่จำเป็นต่อร้านเราหรือไม่
•ความมั่นคงของบริษัทผู้จำหน่าย
และพัฒนาโปรแกรม
ร้านยาเราเปิดร้านทุกวัน เติบโตต่อเนื่องไปอีกนาน เมื่อใช้โปรแกรมนี้ไปแล้ว หากบริษัทผู้จำหน่ายไม่มีการพัฒนาหรือการบริการหลังการขาย นั้่นเท่ากับว่าเราไม่ได้เตรียมตัวเพื่ออนาคต หากเราหลงไปซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปเจ้านี้ไปแล้ว และต่อมาบริษัทผู้จำหน่ายโปรแกรมเลิกกิจการ ถ้าการใช้โปรแกรมมีปัญหาอาจจะไม่สามารถหาวิธีการแก้ไขได้ และอาจต้องเปลี่ยนโปรแกรมใหม่ในอนาคตก็เป็นได้
•การบริการหลังการขาย
จำเป็นมากๆเพราะเราเปิดร้านทุกวัน ทุกนาทีจะมีคนไข้เข้ามาขอรับบริการ ธุรกิจของเรารอไม่ได้ และต้องเข้าใจว่าการทำงานกับโปรแกรมอาจจะเกิดปัญหาได้ตลอดเวลา ไม่มีโปรแกรมไหนในโลกที่เสถียร 100% จนไม่เกิดปัญหา
สิ่งที่เราทำได้คือเลือกโปรแกรมที่มีความเสถียรต่อการใช้งานมากที่สุด หรือมีปัญหาน้อยที่สุด และเมื่อเกิดปัญหา เราเองควรฝึกการแก้ไขปัญหาเบื้องต้นไว้ด้วย อย่าวางใจ
สำคัญมากที่สุดคือเราต้องมาสามารถติดต่อตัวแทนของบริษัทที่พร้อมจะช่วยเราได้ตลอดเวลา ย้ำ ตลอดเวลา และมีทางเลือกหลายอย่างที่จะช่วยเรา ไม่ว่าบุคคลากรพร้อม การติดต่อสื่อสารง่ายตลอดเวลา และมีทีมงานดูแลเราถึงร้าน ไม่ว่าจะมาด้วยตนเอง หรือใช้ระบบอินเตอร์เนท
สุดท้าย การเลือกโปรแกรมร้านยาเหมือนเลือกคู่แต่งงานที่จะมาต่อเติมชีวิตร้านยาเราให้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น สดวกขึ้น ไม่มีโปรแกรมใดหรือคู่รักใดๆจะเติมเต็มไปได้ไปได้ ให้ไปลองใช้ดูแล้วคุณจะรู้คำตอบเอง หากมีคำถามใดๆก้อผ่านทาง utaisuk@gmail.com ได้เลยนะครับ
แหล่งข้อมูล
Software Evaluation Criteria
http://associationdatabase.com/aws/NCDA/asset_manager/get_file/3404
Software Evaluation Features and Functions
http://www.technologyevaluation.com/features-functions/scm/point-of-sale-pos-systems/point-of-sale-pos-systems-features-functions.html
บริษัท โปรฟิทซอฟท์ จำกัด ,แนวคิดที่จะเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีมาใช้งานในบริษัท,
http://profit-account.com/blog/?p=311
รูปประกอบจาก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น